500 советов секретарю

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Так, модальные глаголы: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОРУЧАЮ» и другие принято выносить в отдельную строку и выделять прописными буквами (реже – в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. Для каждого поручения указываются его исполнитель, срок исполнения. Предпоследним пунктом (при необходимости) указывается документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного распорядительного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работают его руководитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).
Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний т. п.

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность – вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками.

Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается их противоречие друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

несколько наиболее распространенных акронимов:

Entrenous (редко en) – между нами, т. е. просьба не разглашать содержание послания (пример: Оставляю все это entre nous).
Cito – срочно, пишется либо в конце распоряжения, либо в начале текста, отдельным абзацем.
Dixit -окончательное решение (аналогично фразе – «судья сказал»). Пишется отдельным абзацем перед текстом решения.
Notabene (NB) – очень важно. Пишется либо на полях у абзаца, где изложен важный материал, л

Приведем примеры некоторых из них:
Благодарим Вас за письмо…
Считаем целесообразным, обратить Ваше внимание…
Пользуясь предоставленной возможностью…
Обращаемся к Вам с убедительной просьбой…
Приносим извинения за несвоевременный ответ…
Направляем Вам…
К сожалению, мы вынуждены отказаться…