Ledelse af processer. BPM

ledelsessystem, der nemt skal kunne ajourføres, og som alle i virksomheden skal have adgang til, forudsætter et velfungerende IT-system

det IT-baserede dokumentstyringssystem skal man kunne gøre følgende:
Oprette dokumenter
Rette dokumenter
Identificere dokumenter (navn eller nummer)
Versionere dokumenter (dato eller nummer)
Gemme gamle versioner af dokumenter
Inddrage eksterne dokumenter
Godkende dokumenter og bevise, at det er gjort
Gøre dokumenter tilgængelige for brugerne
Gøre opmærksom på de konkrete ændringer i dokumenter over for brugerne
Beskytte dokumenter mod tilsigtede/utilsigtede ændringer.

Foruden flowcharts er der maksimalt brug for fem andre dokumenttyper til at beskrive alle dele af ledelsessystemet. De fem dokumenttyper har hver deres styrke og anvendelsesområde. Oversigten nedenfor viser, hvordan de fem dokumenttyper anvendes bedst:
Beskrivelse
Typisk 2-10 linjer, som bruges til kort at uddybe en kasse i flowchartet.
Instruktion
Typisk ½-3 sider, som bruges til præcist og detaljeret at forklare, hvordan et stykke arbejde skal gennemføres.
Skema
Typisk 1 side, som primært bruges til at registrere resultater, sekundært fortæller om rækkefølgen i et stykke arbejde.
Tjekliste
Typisk 1-2 sider, som primært bruges som huskeliste, sekundært måske også til at registrere resultatet.
Specifikation
En specifikation kan være et papir, et foto, tegninger, et fysisk objekt/en master eller hvad som helst, som kan bruges til at fortælle, hvad der er godt, og hvad der er skidt.

For kerneprocesser er der typisk brug for tre niveauer af flowcharts, og for støtteprocesser to niveauer. For mange niveauer gør systemet for uoverskueligt. Erfaringen har vist, at to-tre niveauer af flowcharts er nok.

Vi vil anbefale at dokumentere processerne overordnet i flowcharts. De er som skabt til at dokumentere en proces – og et billede af en proces synliggør den bedre end 1000 ord

vil anbefale at dokumentere processerne overordnet i flowcharts. De er som skabt til at dokumentere en proces – og et billede af en proces synliggør den bedre end 1000 ord.

Ledelsessystemet skal scopes (afgrænses), så det passer til virksomhedens aktuelle behov. Det betyder, at det skal planlægges, hvilket indhold ledelsessystemet skal have.
Der er fire forhold, der skal overvejes, når systemet skal scopes:

Forbedring af en proces gennemføres i 3 trin:
Udpeg forbedringsmulighederne
Prioriter forbedringsmulighederne
Gennemfør forbedringerne.
Som det første skal der findes så mange forbedringsmuligheder som overhovedet muligt

Forbedringsprocessen er en læringscirkel, et loop, hvor viden om fejl og muligheder opsamles og bruges til at lære, hvordan processen og dens ydelser kan gøres bedre.

Forbedringsprocessens formål er at udvikle og forbedre alle virksomhedens processer. Det gør den måske til en af de allervigtigste processer overhovedet. Ofte består denne proces af følgende hovedaktiviteter:
At analysere og finde forbedringsmuligheder
At vurdere og prioritere forbedringsmuligheder
At implementere forbedringer og følge op på, at de har været effektive.